Resmi Yazışmalar İçin Microsoft Word Ayarları

Kamu kurumlarında resmi yazışmalar hazırlarken Word üzerinde doğru format ayarlarını kullanmak, yazışmaların profesyonel ve standarda uygun olmasını sağlar. Bu rehberde Word ayarları üzerinden yazı tipi, paragraf, kenar boşlukları gibi en önemli düzenlemeleri detaylıca ele alıyoruz. Yeni başlayan memurlar için pratik ipuçları ve sık yapılan hataları da göz önünde bulunduracağız.

1. Yazı Tipi ve Punto Ayarları​

Resmî yazışmalarda yazı tipi olarak yalnızca iki seçenek kullanılır: Times New Roman veya Arial. Bu fontlardan biri seçildiğinde, Times New Roman için 12 punto ve Arial için 11 punto boyutu kullanılır. Ayrıca, metnin rengini ve stilini değiştirmek (örneğin, kalın, italik, altı çizili) resmi yazışmalarda genellikle önerilmez. Renk daima siyah olmalı ve yazı düzeni sade tutulmalıdır.

2. Paragraf Ayarları​

Resmî yazılarda satır aralığı genellikle tek satır (1.0) olmalıdır. Word’ün varsayılanı olan 1.08 veya 1.15 satır aralıkları yerine, 1,0 aralık tercih edilmelidir. Ayrıca, paragraf başına 1,25 cm girinti yapılması yaygın bir uygulamadır. Paragraflar arası boşluk ise 6 nk olarak ayarlanabilir.

3. Kenar Boşlukları​

Sayfa kenar boşlukları resmi yazışmalarda çok önemlidir. 2025 itibariyle, sayfa kenar boşlukları şu şekilde ayarlanmalıdır:

• Üst, sol ve sağ boşluklar: 1,5 cm
• Alt boşluk: 0,5 cm (gerektiğinde biraz daha esnek olabilir).

Bu kenar boşlukları, sayfa düzeninin daha derli toplu ve standart olmasını sağlar. Ayrıca, sayfa boyutu her zaman A4 olmalıdır.

4. Sayfa Numaralandırma​

Sayfa numarası yalnızca çok sayfalı belgelere eklenmelidir. Numaralandırma, sayfanın alt kısmında ortalanmış bir şekilde yer alır. Sayfa numarası, X/Y formatında olmalıdır (örneğin “1/3, 2/3” gibi). Bu, sayfanın kaçıncı sırada olduğunu ve toplam sayfa sayısını gösterir.

5. İmza ve Ekler​

İmza bölümü, resmi yazışmaların son kısmında yer alır ve doğru şekilde konumlandırılması gerekmektedir. İmza için, yazının bitiminden sonra 2-4 satır arası boşluk bırakılmalıdır. İmza bilgisinin hemen altında, imzalayacak kişinin adı, soyadı ve unvanı yazılmalıdır. Ekler kısmı da imzadan sonra belirtilir ve her bir ek, ek numarası ile sıralanır. Eğer ek yoksa, bu bölüm atlanabilir.

Sık Yapılan Hatalar​

1. Yanlış font veya punto kullanımı: Word’de genellikle Calibri 11 varsayılan olarak gelir ama resmi yazılarda bu font yerine Times New Roman 12 veya Arial 11 kullanılmalıdır. Yanlış font kullanımı, resmi yazışmayı geçersiz kılabilir.
2. Kenar boşluklarının ayarlanamaması: Word’de kenar boşlukları genellikle 2,5 cm olarak başlar, ancak resmi yazılarda bu değeri 1,5 cm olarak ayarlamak gerekir.
3. Sayfa numarasının eklenmemesi: Çok sayfalı yazılarda sayfa numarası eklenmemesi, yazının resmi niteliğini kaybettirebilir.
4. Paragraf düzenlemelerinin tutarsız olması: Paragraf başı girintisi yapılmazken, paragraflar arasına boşluk eklemek gibi tutarsız uygulamalardan kaçınılmalıdır.
5. İmza ve ekler bölümünün hatalı yerleştirilmesi: İmza ve ekleme bölümü genellikle yazının sonunda yer almalı ve uygun boşluk bırakılmalıdır.

Resmî yazışmalar için doğru Word ayarları, yazışmaların profesyonel ve standartlara uygun olmasını sağlar. Bu rehberde verdiğimiz ayarlar, her kamu personelinin kolayca uygulayabileceği basit adımlar içerir. Yeni başlayan memurlar, bu ipuçları ile Word kullanırken daha hızlı ve hatasız belgeler oluşturabilirler.

Kolay gelsin.

---