Resmi Yazışmalarda “Gizli”, “Çok Gizli” ve “Hizmete Özel” Ne Anlama Gelir?

Gizlilik Dereceleri ve Tanımları​

Kamu kurumlarında resmî belgeler ve yazışmalar, içerdiği bilginin hassasiyetine göre belirli gizlilik dereceleri ile sınıflandırılır. Türkiye’de milli gizlilik dereceleri başlıca üç tanedir: “Çok Gizli”, “Gizli” ve “Hizmete Özel”. Bu ibareler belgenin içeriğinin ne derece korunması gerektiğini gösterir. Aralarındaki fark temel olarak, belgenin izinsiz açıklanması veya yetkisiz kişilerce öğrenilmesi durumunda doğacak zararın boyutudur. En yüksek gizlilik düzeyi “Çok Gizli” olup devlet güvenliği açısından en kritik bilgileri kapsar; “Gizli” derecesi önemli fakat etkisi nispeten daha sınırlı riskleri işaret eder; “Hizmete Özel” ise kurumsal veya kişisel düzeyde sınırlı kalması gereken, görev amaçlı bilgilerdir. Aşağıda bu derecelerin tanımları ve farkları net biçimde açıklayacağım.

“Çok Gizli” Nedir?​

Çok Gizli, en üst seviye gizlilik derecesidir. Açığa çıkması veya yetkisiz kişilerce ele geçirilmesi devletin güvenlik ve çıkarlarına hayati derecede zarar verebilecek bilgi ve belgeler için kullanılır. Örneğin, bir ülkenin savunma planları, milli güvenlik stratejileri, istihbarat operasyonlarına dair bilgiler veya kritik diplomatik yazışmalar genellikle Çok Gizli ibaresiyle korunur. Bu düzeydeki belgeler ifşa olursa devletin dış ilişkilerine, millî savunmasına veya millî güvenliğine telafisi güç zararlar verebilir. Bu nedenle “Çok Gizli” belge son derece sınırlı bir çevrenin erişimine açıktır ve en sıkı koruma önlemleri uygulanır. Yetkili makamlar (genellikle kurumun en üst yöneticisi) tarafından bu derece verilir ve devlet sırrı niteliğindeki bilgileri barındırdığı kabul edilir.

“Gizli” Nedir?​

Gizli, ikinci düzey gizlilik derecesidir. İzinsiz açıklandığında veya yetkisiz kişilerce öğrenildiğinde devletin güvenlik, istihbarat, kamu düzeni veya menfaatlerine zarar verebilecek bilgi ve belgeleri ifade eder. Gizli belge, içerik itibarıyla kritik olmakla birlikte, sızması durumunda yaratacağı zarar “çok gizli” belgelere kıyasla daha sınırlı kalacaktır. Örneğin, bir bakanlığın iç raporları, güvenlik birimlerinin operasyonel detayları ya da teknoloji projelerine ilişkin hassas bilgiler Gizli ibaresiyle sınıflandırılabilir. Bu ibareyi taşıyan yazılar, kurum içinde yalnızca “bilmesi gereken” prensibine göre uygun personele gösterilir ve kurum dışında paylaşılmaz. Devletin çıkarlarına, güvenlik ve istihbarat faaliyetlerine önemli etkisi olan ancak en üst düzeyde olmayan bilgiler bu kategoriye girer. “Gizli” derecesi verme yetkisi genellikle birim amirlerindedir ve gerektiğinde hiyerarşik onayla uygulanır.

“Hizmete Özel” Ne Demek?​

Hizmete Özel, en alt seviyedeki gizlilik derecesidir. Bu ibare, içeriği itibarıyla daha üst gizlilik derecelerini gerektirmeyen, ancak yalnızca görev gereği bilmesi gereken kişilerle sınırlı kalması gereken bilgi ve belgeler için kullanılır. Başka bir deyişle kamu kurumu içerisinde kalması uygun görülen, harici kişilerle veya yetkisiz personelle paylaşılması sakıncalı bilgiler “Hizmete Özel” olarak işaretlenir. Örneğin kurum içi talimatlar, idari soruşturma dosyaları, personel atama listeleri veya günlük hizmet notları genellikle Hizmete Özel kapsamındadır. Böyle bir belgenin yetkisiz paylaşımı, bir idari faaliyete veya kişiye zarar verebilir ya da kurumun itibarını sarsabilir. Hizmete Özel yazışmalar, devlet güvenliği boyutu olmasa bile kurumsal gizlilik gerektirir; bu nedenle bunların da ifşa edilmemesi yasal bir yükümlülüktür. Özellikle göreve yeni başlayan bir memur için “Hizmete Özel” ibaresi, belgenin sadece kurum içi kullanım amaçlı olduğunu ve dışarıya karşı gizli tutulması gerektiğini ifade eden bir uyarıdır.

Not: Bazı kurumlarda “Özel” ve “Kişiye Özel” gibi ibareler de kullanılabilmektedir. “Özel” ibaresi, hiyerarşide “Gizli” ile “Hizmete Özel” arasında bir ara derece olarak belirlenebilir; “Kişiye Özel” ise yalnızca muhatap kişi tarafından görülmesi gereken belgeler için kullanılır. Ancak genel olarak kamu mevzuatında gizlilik dereceleri yukarıda açıklandığı şekilde üç ana başlıkta toplanır. Bu standartlar, kurumun görev alanına ve hizmet özelliğine göre uygulanır. Dolayısıyla, “gizli belge”, “çok gizli yazı” veya “hizmete özel belge” ifadeleri belgenin dolaşım ve korunma şeklini belirleyen resmî sınıflandırmalardır.

Genişletmek için tıkla ...

Gizlilik Dereceli Yazışmalarda Dikkat Edilmesi Gerekenler​

Gizlilik ibaresi taşıyan belgelerle çalışırken kamu personelinin çok titiz davranması gerekir. Kamu personelinin yaptığı yazışmalarda eğer bir gizlilik derecesi söz konusuysa, hem belgenin üzerinde hem de iletiminde belirli kurallara uymak yasal zorunluluktur. Aşağıda, gizlilik dereceli yazışmalarda dikkat edilmesi gereken temel noktalar sıralanmıştır:

• Belgenin işaretlenmesi: Gizli dereceli bir yazı hazırlanırken, belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle ve kırmızı renkte ilgili gizlilik derecesi yazılır. Örneğin bir yazı “GİZLİ” ise sayfanın başına ve sonuna kırmızı harflerle bu ibare konulur. Böylece belgeyi alan herkes, belgenin mahiyetini ilk bakışta anlar ve ona göre davranır. Belgenin metin kısmında da gizlilik gerektiren kısımlar varsa, bunlar açıkça belirtilmeli, gerekiyorsa ek güvenlik notları düşülmelidir.
• Yetkisiz erişimin engellenmesi:Gizlilik dereceli belgeler bilmesi gerekmeyen personele gösterilmemelidir. Her kurum, gizli evrakın kimlerin erişimine açık olacağını tanımlamıştır. “Hizmete Özel” belgeler genellikle kurum içindeki ilgili birim çalışanlarıyla sınırlıdır. “Gizli” belgeler, üst yönetim veya belli güvenlik iznine sahip personel haricinde paylaşılmaz. “Çok Gizli” belgeler ise çoğunlukla özel birimlerde tutulur ve sadece yetkili kişiler tarafından görülür. Belgeye erişimi olan herkes, onu koruma sorumluluğunu taşır. Personel, gizli bir evrakı açık ortamda bırakmamalı, kilitli dolaplarda veya şifreli dijital ortamlarda muhafaza etmelidir.
• Gönderme ve dağıtım yöntemleri:Gizli dereceli yazıların gönderilmesi özel usullere tabidir. Çok Gizli yazılar mutlaka çift zarfla gönderilir: Belge önce iç zarf içine konulur ve iç zarfın üzerine gizlilik derecesi yazılır, mühürlenip kapatılır; bu zarf daha sonra üzerinde herhangi bir gizlilik ibaresi bulunmayan bir dış zarfa konularak postalanır veya kurye ile teslim edilir. Dış zarfta yalnızca adres ve varsa ivedilik derecesi (örneğin “ivedi”) belirtilir, fakat gizlilik derecesi dışarıdan görülmez. Bu uygulamanın amacı, evrakın taşıma esnasında gizli olduğu anlaşılmadan, sadece muhatabına ulaştırılmasını sağlamaktır. Gizli ve Hizmete Özel yazılar da benzer özenle kapalı zarfta iletilir; çoğunlukla tek zarf yeterli görülür ancak zarfların üzerinde ve evrak kayıt defterlerinde bu gizlilik dereceleri belirtilir. Elektronik ortamda gönderim konusunda da dikkatli olunmalıdır: Geleneksel olarak bu düzeydeki gizli yazılar elektronik posta ile gönderilemez kuralı vardır. Günümüzde e-yazışma ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanılırken, “çok gizli”, “gizli” veya “hizmete özel” belgeler, ancak güvenli şifreleme ve kurumsal ağ içinde iletilebilir. İki kurum arasında EBYS üzerinden gizli belge gönderilecekse, sistemlerin ulusal e-yazışma teknik rehberine uygun biçimde güvenlik önlemleri (örn. elektronik şifreleme, dijital imza) aldığı teyit edilmelidir. Aksi takdirde fiziki olarak elden teslim veya kurye kullanılmalıdır.
• Kayıt ve arşivleme: Gizli belgeler, kurumların evrak kayıt sistemlerinde de ayrı bir biçimde ele alınır. Genelde “Gizli Evrak Kayıt Defteri” veya dijital karşılığı kullanılır; böylece bu belgelerin giriş-çıkışı takibe alınır. Çok Gizli belgeler için bazı kurumlarda özel birim (çok gizli belge bürosu) bulunur ve belge numaraları ayrı verilir. Arşivlemede de gizlilik süresi dikkate alınır. Mevzuata göre, Çok Gizli belgelerin üzerinde genellikle bir gizlilik derecesi düşürme (declassify) tarihi veya olay belirtilir; Gizli ve Hizmete Özel belgelerde ise sadece gizlilik derecesi yazılır, süre içermeyebilir. Bu süre dolduğunda veya ilgili olay gerçekleştiğinde, belge tekrar değerlendirilip gizlilik derecesi kaldırılabilir ya da düşürülebilir. Kamu personeli, elindeki gizli belgeyi imha ederken de (örneğin kağıtları parçalama veya dijital veriyi kalıcı silme yoluyla) kurumun gizli evrak imha prosedürüne uymalıdır.
• Paylaşım ve bilgi talebi:Gizlilik dereceli bir belge asla yetkisiz kişilerle paylaşılamaz. Bir memur, çalıştığı konuda başka bir birimden bilgi isterken karşı taraf belgenin gizlilik durumunu göz önünde bulundurur. Eğer talep edilen belge gizliyse, karşı birim bu belgeyi ancak gerekli izinleri alarak paylaşabilir veya paylaşamayabilir. Aynı şekilde, vatandaşların 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında yaptıkları başvurularda, gizli belgeler kesinlikle ifşa edilmez. Bu nedenle, bir kamu personeli olarak, hem resmi yazışmalarda bu ibareleri doğru kullanmak hem de gelen taleplerde gizlilik durumuna göre yanıt vermek önemlidir.

Özetle, gizlilik dereceli yazışmalarda disiplinli ve dikkatli bir tutum şarttır. Her bir memur, gizli bilgiye erişimi varsa bunun sorumluluğunu taşıdığını bilmeli; yazıyı hazırlarken, dosyalarken ve iletirken mevzuata uygun hareket etmelidir. Aksi halde, hem idari disiplin cezaları hem de gerekirse yasal cezai sorumluluk doğabileceğini unutmamalıdır.

Sonuç ve Öneriler​

Kamu kurumlarında “gizli”, “çok gizli” ve “hizmete özel” ibareleri, devletin ve vatandaşların hak ve menfaatlerini korumaya yönelik kritik birer işaret niteliğindedir. Bu ibarelerin doğru anlaşılması ve uygulanması, özellikle yeni başlayan memurlar için görev bilincinin önemli bir parçasıdır. Gizlilik derecelerinin ne anlama geldiğini bilmek, bir belgenin kimlerle paylaşılabileceğini veya nasıl muhafaza edileceğini de belirler. Yanlışlıkla yapılacak bir ifşa, devlet güvenliğinden bireysel haklara kadar pek çok alanda zarara yol açabilir.

Kamu personeli, günlük işlerinde bu kavramlara hakim olmalı ve yazışmalarında her zaman dikkatli olmalıdır. Unutulmamalıdır ki kamuoyunun devlete duyduğu güven, bir ölçüde devlet memurlarının bu gizlilik ilkesine riayetine bağlıdır. Kurum içinde edindiğiniz bir bilgiye şüpheyle yaklaşmalı, eğer üzerinde gizlilik işareti yoksa bile mahiyeti gereği gizli olabileceğini düşünüyorsanız amirinize danışmalısınız. Aynı şekilde, “hizmete özel ne demek?” diye merak eden bir memur adayı için bunun kurum dışına çıkarılmaması gereken bilgi anlamına geldiğini vurgulamak gerekir.

---

Kaynakça​

• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, Madde 31 – Gizli bilgileri açıklama yasağı
• 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Madde 16 – Devlet sırlarına ilişkin bilgi ve belgelerin kapsam dışılığı
• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, Madde 23 – Gizlilik derecelerinin belirtilmesi ve zarflanması
• Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (RG: 26.04.2022, 31821), Madde 4 – Gizlilik derecelerinin tanımları
• Türk Ceza Kanunu (5237), 326-337. maddeler – Devlet sırlarına karşı suçlar ve cezaları

---